Su Arıtma Takip Programı: Excelden Kurtulun

Su arıtma firmalarının günlük işi aslında oldukça benzer: yeni cihaz montajları, filtre değişimleri, periyodik bakımlar, arıza çağrıları, tahsilatlar, stok taki…

Çoğu firma hâlâ bu süreçleri defter, ajanda veya Excel tablolarıyla yönetmeye çalışıyor. Sonuç; kaçan randevular, unutulan filtre değişimleri, kaybolan müşteri bilgileri ve dağınık cari kayıtlar.

Su Arıtma Firmalarında En Sık Yaşanan Takip Sorunları

Her müşterinin:

• Cihazı farklı,
• Filtre kombinasyonu farklı,
• Filtre değişim periyodu farklı,
• Ödeme ve taksit yapısı farklı.

Excel veya kağıtla ilerleyen firmalarda genelde şu sorunlar ortaya çıkıyor:

• Filtre değişim zamanı gelen müşterilerin gözden kaçması
• Arıza kayıtlarının net tutulmaması (kim, ne zaman, hangi parça değişti?)
• Müşteri telefon / adres bilgilerinin farklı yerlerde dağınık durması
• Hangi müşteriden ne kadar alacak olduğu, neyin tahsil edildiğinin takip edilememesi
• Stokta hangi filtrelerden kaç adet olduğu bilinmediği için son dakika ürün arayışı
• Personel performansının ölçülememesi (kim, kaç bakım/servis yaptı?)

Su arıtma takip programı, bu dağınık tabloyu düzenli ve kontrol edilebilir hale getirir.

Su Arıtma Takip Programı Nedir, Ne İşe Yarar?

Kısaca; su arıtma firmalarının müşteri, cihaz, bakım, servis, filtre ve cari süreçlerini tek noktadan yönetmesini sağlayan yazılımdır.

İyi kurgulanmış bir su arıtma takip yazılımı ile:

• Tüm müşterilerinizi ve cihaz bilgilerini sistemde tutarsınız
• Filtre değişim tarihlerini ve bakım periyotlarını otomatik takip edersiniz
• Arıza ve servis kayıtlarını kaybedilmeden arşivlersiniz
• Stok ve filtre hareketlerini kontrol edersiniz
• Cari hesap, tahsilat ve taksitleri düzenli takip edersiniz
• Saha ekibini (teknisyenleri) daha planlı yönetirsiniz

Kısacası, kağıt ve Excel’in oluşturduğu “takip yükünü” yazılıma devredip, işin operasyon kısmına odaklanırsınız.

Temel Modüller: Su Arıtma Takip Programında Neler Olmalı?

Müşteri ve Cihaz Kartları

Su arıtma sektöründe, “müşteri kartı = cihaz kartı” anlamına gelmez. Her müşterinin birden fazla cihazı olabilir, her cihazın farklı filtre kombinasyonu ve periyodu olabilir.

İyi bir su arıtma takip programında:

• Müşteri iletişim bilgileri (telefon, adres, yetkili kişi vb.)
• Cihaz bilgileri (model, seri no, kurulum tarihi, filtre seti)
• Cihazın bulunduğu konum (adres + harita lokasyonu)
• Geçmiş bakım ve servis kayıtları

tek ekrandan görülebilir olmalıdır.

Filtre Değişim ve Periyodik Bakım Takibi

Su arıtma işinin kalbi filtre takibidir. Filtre zamanında değişmiyorsa, hem su kalitesi düşer hem de müşteri memnuniyeti.

Bir su arıtma filtre takip programı şunları sağlamalı:

• Cihaz veya müşteri bazlı filtre periyot tanımlama
• “Şu filtre 6 ayda bir, diğeri 12 ayda bir” gibi esnek periyotlar
• Bakım zamanı yaklaşan müşteriler için otomatik hatırlatma listeleri
• “Bugün / bu hafta / bu ay bakım zamanı gelen müşteriler” ekranı
• Filtre değiştiğinde bir sonraki periyotun otomatik hesaplanması

Bu sayede “kime ne zaman bakım yapmam gerekiyor?” sorusu tamamen yazılım tarafından cevaplanır.

Servis ve Saha Ekip Yönetimi

Arıza kaydı geldiğinde veya periyodik bakım zamanı geldiğinde:

• Müşteri için bir servis / bakım iş emri açılır
• Bu iş, ilgili teknisyene atanır
• Teknisyen mobil cihazından işi görüntüler, adrese haritadan gider
• Sahada yapılan işlemleri (filtre değişimi, ek parçalar, tahsilat durumu vb.) anlık olarak sisteme işler

Böylece hem yönetim hem de teknisyen tarafında “kim, nereye, hangi iş için gitti?” sorusu netleşir.

Stok, Depo ve Filtre Yönetimi

Su arıtma firmaları için:

• Filtre stoklarının kontrolü
• Pompa, housing, bağlantı elemanları gibi parçaların takibi oldukça kritiktir.

Su arıtma takip programı ile:

• Hangi depoda hangi filtreden kaç adet var görebilirsiniz
• Servislerde kullanılan filtreler stoktan otomatik düşer
• Asgari stok seviyesine gelen ürünler için uyarı alırsınız
• Hangi müşteriye hangi filtrelerin ne kadar sıklıkla satıldığını analiz edebilirsiniz

Bu da hem satın alma planlamasını kolaylaştırır hem de “müşteri geldi, filtre yok” krizlerini azaltır.

Cari, Tahsilat ve Taksit Takibi

Su arıtma sektöründe taksitli satış, filtre değişim ücretleri, yerinde tahsilatlar oldukça yaygındır.

Su arıtma müşteri takip programı içinde şunları takip edebilmek büyük avantajdır:

• Müşteri bazında borç / alacak durumu
• Hangi bakımda ne kadar tahsilat yapıldı
• Nakit / kredi kartı / havale vb. tahsilat türleri
• Taksitli satışların ödeme tarihleri ve gecikmeleri

Böylece hem müşteri ilişkileri hem de nakit akışı çok daha net izlenir.

Hatırlatma, SMS / Bildirim ve Randevu Yönetimi

Bakım hatırlatmaları için otomatik SMS veya bildirimler:

• “Filtre değişim zamanınız gelmiştir.”
• “Yarın XX saatleri arasında bakımınız gerçekleştirilecektir.” gibi mesajlarla, hem müşteriye değer katar hem de no-show oranını azaltır.

Program tarafında ideal olan:

• Bakım ve servis randevularının takvim üzerinden görülebilmesi
• Yaklaşan randevular için teknisyen ve müşteri bazlı hatırlatmalar
• Kampanya, duyuru veya toplu bilgilendirme için SMS / mail gönderim imkânı

Bulut Tabanlı Erişim ve Veri Güvenliği

Günümüzde su arıtma takip programı dendiğinde, sahada çalışan teknisyenler için mobil erişim neredeyse zorunlu hale geldi.

Modern bir sistemde:

• Kurulum gerektirmeden web üzerinden giriş
• Mobil cihazlardan (telefon, tablet) sahada kullanım
• Verilerin şifrelenmiş ve güvenli şekilde saklanması
• Kullanıcı bazlı yetkilendirme (herkes her şeyi görmesin)

standart özellikler olmalı.

Veri güvenliği özellikle müşteri telefonu ve adresi gibi bilgilerin korunması açısından kritik. Bu yüzden programın, yetkilendirme ve şifreleme konusunda net bir yaklaşımı olmalı.

Su Arıtma Takip Programı ile Örnek Bir Gün

Basit bir günlük senaryoyu düşünelim:

• Sabah programı açtığınızda, “Bugün bakım zamanı gelen müşteriler” listesini görürsünüz
• Teknisyenlerinize bu iş emirlerini atarsınız
• Teknisyen mobil cihazından müşterinin adresini haritadan açar, yol tarifi alır
• Sahada filtre değişimi yapılır, kullanılan filtreler iş emrine ve stok hareketine otomatik işlenir
• Eğer tahsilat yapıldıysa, aynı ekrandan işaretlenir ve cariye yansır
• İş tamamlandığında sistem, bir sonraki bakım tarihini otomatik hesaplar

Tüm süreç sonunda; Excel’de satır satır uğraşmak yerine, tek bir sistem üzerinden hem teknik hem finansal tarafı yönetmiş olursunuz.

Hangi Su Arıtma Firmaları İçin Uygun?

Su arıtma takip programı, şu tür firmalar için özellikle faydalıdır:

• Ev tipi su arıtma cihazı satan ve bakım yapan firmalar
• Bölgesel veya ulusal çapta bayilik ağı olan markalar
• Endüstriyel su arıtma sistemleri kuran ve bakımını üstlenen firmalar
• Saha ekibi olan, günde birden fazla bakım/servis yapan işletmeler

Müşteri sayısı arttıkça, program kullanmadan yola devam etmek giderek zorlaşır. Özellikle filtre takibi ve bakım randevusu yoğun olan firmalar için yazılım artık bir “konfor” değil, ihtiyaç haline gelir.

Su Arıtma Takip Programı Seçerken Nelere Dikkat Etmelisiniz?

Piyasada farklı isimlerle geçen birçok çözüm var: “su arıtma bakım programı”, “su arıtma servis takip programı”, “su arıtma müşteri takip yazılımı” vb.

Seçerken şu başlıkları kontrol etmekte fayda var:

• Filtre periyotlarını esnek tanımlayabiliyor musunuz?
• Müşteri ve cihaz kartları detaylı ve pratik mi?
• Mobil cihazlardan kullanılabiliyor mu?
• Stok ve cari takibini gerçekten sahadaki işleyişe uygun mu kurguluyor?
• Verileriniz şifreli ve güvenli mi saklanıyor?
• Excel’den veri içeri / dışarı aktarma imkanı var mı?
• Destek aldığınız ekip sektörü biliyor mu, talebinize hızlı cevap verebiliyor mu?

Bu soruların çoğuna içinize sinen cevaplar alıyorsanız, doğru çözüme yaklaştınız demektir.

Filtre Değişimini Değil, İşinizi Takip Edin

Su arıtma işinde asıl değer yarattığınız yer; saha tecrübeniz, müşteriyle kurduğunuz ilişki ve verdiğiniz hizmet kalitesi.

Su arıtma takip programı, Excel ve defterle boğuştuğunuz operasyon yükünü azaltır.

Müşteri, bakım, filtre, stok ve tahsilat süreçlerini arka planda düzenler.

Siz filtre değişim tarihlerini tek tek hatırlamaya çalışmak yerine, müşteri memnuniyetine ve işinizi büyütmeye odaklanırsınız.

Su arıtma firması olarak siz de süreçlerinizi Excel’den çıkarıp, su arıtma takip programı ile tek ekranda toplamak isterseniz, ücretsiz demo sayfamızdan bizimle iletişime geçin.