Hakediş Düzenleme ve Onay Süreci: Denetçi, Proje ve İşveren

Hakediş düzenleme, sahadaki imalatın teknik, sözleşmesel ve mali olarak doğrulanıp işverene kabul ettirilmesini sağlayan çok katmanlı bir süreçtir.

Bu süreçte şantiye, teknik ofis, denetçi ve işveren arasında net bir veri ve onay zinciri kurulmadığında, en doğru metraj bile ödeme aşamasında sorun yaşayabilir.

Hakediş Düzenleme Nedir, Neden Onay Süreciyle Birlikte Düşünülmelidir?

Hakediş düzenleme çoğu zaman “metraj çıkarma” ile karıştırılır. Oysa metraj yalnızca sürecin bir parçasıdır. Hakediş, yapılan imalatın:

• Sözleşmeye uygunluğunun
• Teknik şartnameye uyumunun
• Ölçüm ve miktar doğruluğunun
• Önceki hakedişlerle tutarlılığının

kontrol edilerek resmî bir ödeme talebine dönüştürülmesidir. Bu nedenle hakediş onay süreci, düzenlemenin doğal devamıdır ve ayrı düşünülemez.

Sahadan Başlayan Hakediş Süreci

Hakediş onay sürecinin temeli sahada atılır. Sahada doğru veri üretilmeden ofiste “düzgün” bir hakediş hazırlanamaz.

Şantiyede Oluşan Temel Veriler

• Günlük imalat kayıtları
• Yapılan işin fiilî ölçümleri
• İş kalemi bazlı gerçekleşmeler
• Varsa revizyon veya değişiklik bildirimleri

Bu veriler genellikle şantiye şefi, saha mühendisleri ve taşeronlardan gelir. Kritik nokta şudur: Sahada yazılmayan, kayda girmeyen bir imalat hakedişe dönüşmez.

Teknik Ofiste Hakediş Düzenleme Aşaması

Şantiyeden gelen veriler teknik ofiste anlam kazanır. Hakediş düzenleme esas olarak bu aşamada yapılır.

Teknik Ofisin Rolü

• Sahadan gelen imalat verilerini sözleşme pozlarıyla eşleştirmek
• Metrajları kontrol etmek ve standart hale getirmek
• Önceki hakedişlerle çakışma veya mükerrer imalat kontrolü yapmak
• Hakediş ataşmanlarını ve özet tabloları hazırlamak

Bu aşamada yapılan hatalar genellikle denetçi kontrolünde ortaya çıkar ve süreci başa sarabilir.

Hakediş Denetimi: Denetçinin Kritik Rolü

Hakediş denetimi, işveren adına yapılan teknik ve mali kontrolü ifade eder. Denetçi (kontrol mühendisi veya müşavir), hakedişi “ödenebilir” hale getiren en kritik filtredir.

Denetçi Ne Yapar?

• İmalatın sahada gerçekten yapılıp yapılmadığını kontrol eder
• Metrajların ölçüm metodunu doğrular
• Sözleşme ve şartnameye aykırı kalemleri tespit eder
• Revizyon gerektiren imalatları ayırır

Denetçi için hakediş, yalnızca rakam değil; teknik doğruluğu kanıtlanmış bir belgedir. Bu nedenle eksik ataşman, belirsiz metraj veya dayanağı olmayan imalatlar genellikle bu aşamada reddedilir.

Proje Yönetimi ve Onay Koordinasyonu

Hakediş onay süreci, yalnızca teknik bir kontrol değildir. Proje yönetimi bu sürecin zamanında ve sorunsuz ilerlemesini sağlar.

Proje Yönetiminin Görevleri

• Şantiye ve teknik ofis arasındaki veri akışını koordine etmek
• Denetçi geri bildirimlerini sahaya doğru aktarmak
• Hakediş revizyonlarını takip etmek
• İşverenle iletişimi yönetmek

Proje yönetimi zayıf olan projelerde hakedişler genellikle “teknik olarak doğru ama geç” olur. Bu da doğrudan nakit akışını etkiler.

İşveren Onayı: Sürecin Son ve En Kritik Adımı

Denetçiden geçen hakediş, işveren için hâlâ bir “teklif” niteliğindedir. İşveren onayıyla birlikte hakediş kesinleşir ve ödeme sürecine girer.

İşveren Ne Bekler?

• Net, anlaşılır ve tutarlı bir hakediş dosyası
• Önceki dönemlerle uyum
• Sözleşme dışı risklerin açıkça belirtilmesi
• Ödeme planına uygunluk

İşveren açısından hakediş onayı, teknik bir karar olduğu kadar finansal bir karardır.

Hakediş Onay Sürecinde En Sık Yaşanan Sorunlar

• Sahadan gelen eksik veya geç veriler
• Metraj ile fiilî imalat uyuşmazlığı
• Denetçi yorumuna açık belirsiz kalemler
• Revizyonların hakedişe yansıtılmaması
• Onay zincirinin net tanımlanmamış olması

Bu sorunların büyük bölümü, süreçlerin kişilere bağlı değil, sistematik yürütülmemesinden kaynaklanır.

Düzenli Bir Hakediş Onay Süreci Neden Kritik?

Doğru kurgulanmış bir hakediş düzenleme ve onay süreci:

• Nakit akışını öngörülebilir hale getirir
• İşveren–yüklenici ilişkisini güçlendirir
• Denetim risklerini azaltır
• Proje kârlılığının sağlıklı ölçülmesini sağlar

Hakediş, yalnızca muhasebe konusu değil; proje sağlığının aynasıdır.

Hakediş Düzenleme Süreci

Hakediş düzenleme süreci; şantiye, teknik ofis, denetçi ve işveren arasında kesintisiz bir veri ve onay zinciri gerektirir. Bu zincirin herhangi bir halkası zayıf olduğunda, en doğru imalat bile ödeme aşamasında sorun yaşayabilir.

Süreci doğru tanımlamak, rolleri netleştirmek ve onay adımlarını sistematik hale getirmek, hem operasyonel hem finansal açıdan projeyi güvence altına alır.

Hakediş süreçlerini daha düzenli ve izlenebilir hale getirmek için, ücretsiz demo sayfamızdan bizimle iletişime geçebilirsiniz.